예식장 계약서에서 가장 큰 숫자는 홀 대관료가 아니라 식대다. 몇 명을 보증하고 한 사람에 어떤 식사를 고르느냐가 전체 비용의 대부분을 정한다. 세텍결혼박람회가 열리는 대치와 도곡 일대는 크고 작은 홀이 촘촘히 있어 같은 조건을 여러 곳에 물어보기 좋은데, 그 물음의 중심이 바로 보증 인원과 식대 등급이다.
보증 인원은 실제로 몇 명이 오든 최소한 그만큼의 식대를 내겠다고 약속하는 숫자다. 많이 잡으면 안 온 사람 몫까지 내야 하고, 적게 잡으면 초과한 사람의 식사가 준비되지 않거나 추가 요금이 붙는다. 양가의 명단을 받아 합산하고 예년의 참석률을 감안해 현실적인 숫자를 찾는 것이 먼저다.
홀마다 보증 인원의 최소치가 있다. 대치와 도곡의 홀은 규모가 다양해서 소규모 예식을 받는 곳과 일정 인원 이상만 받는 곳이 섞여 있다. 하객 수가 홀의 최소치에 못 미치면 비어 있는 자리 값을 내는 셈이므로, 홀의 크기와 하객 수를 먼저 맞춘다.
초과 인원의 처리 방식을 확인한다. 보증 인원을 넘어 온 하객의 식사를 바로 준비할 수 있는지, 추가 식대가 같은 단가인지, 좌석이 모자랄 때 어떻게 하는지를 묻는다. 어떤 홀은 일정 비율까지 여유분을 준비하고, 어떤 홀은 보증 인원만 준비한다. 이 차이가 당일의 당황스러운 상황을 만든다.
식대 등급은 메뉴의 구성과 질을 정한다. 같은 홀 안에서도 여러 등급이 있고, 등급에 따라 요리의 가짓수와 재료, 음료의 범위가 달라진다. 가장 낮은 등급으로 계약하고 당일에 올리기는 어렵고, 높은 등급으로 계약하면 전체 비용이 그만큼 커진다. 시식을 통해 등급 사이의 차이를 직접 확인하는 것이 좋다.
하객의 성격에 따라 등급의 기준이 달라진다. 어른 손님이 많다면 음식의 질이 평판을 정하고, 친구 중심이라면 분위기와 양이 더 중요할 수 있다. 식사 방식이 뷔페인지 코스인지에 따라 같은 등급이라도 체감이 다르므로 방식과 등급을 함께 본다.
아이와 어른을 어떻게 세는지도 묻는다. 어린아이는 식대를 따로 받지 않거나 낮게 받는 홀이 있고, 돌 전후의 아기는 아예 세지 않는 곳도 있다. 하객 가운데 아이가 많다면 이 기준이 비용에 영향을 준다.
식대에 포함되는 것과 빠지는 것을 적어 둔다. 음료와 주류, 디저트, 봉사료와 세금이 포함인지 별도인지에 따라 실제 부담이 달라진다. 같은 단가라도 포함 범위가 다르면 견줄 수 없으므로 항목을 맞추어 묻는다.
보증 인원을 언제까지 확정해야 하는지가 계약의 핵심 조항이다. 예식 며칠 전까지 최종 인원을 알리는 것이 보통이고, 그 뒤에는 줄일 수 없다. 참석 여부를 늦게 알리는 하객이 많으므로 확정 기한을 넉넉히 두는 홀이 유리하다.
시식은 꼭 한다. 홀이 제공하는 시식 자리에서 계약하려는 등급의 음식을 먹어 보고, 가능하면 한 단계 위아래 등급과 견주어 본다. 음식의 온도와 양, 서빙의 속도도 함께 본다. 시식 날의 인상이 당일 하객의 인상과 가장 가깝다.
보증 인원을 정할 때 양가의 비율도 함께 본다. 한쪽 집안의 하객이 훨씬 많다면 식대 부담을 어떻게 나눌지 미리 이야기해 두어야 뒤에 갈등이 없다. 하객 수에 비례해 나누거나, 각자 자기 손님의 식대를 부담하는 방식이 흔하다.
답례품과 식권의 수도 보증 인원과 연결된다. 식사를 하지 않고 돌아가는 하객을 위한 답례품을 몇 개 준비할지, 식권을 받지 않은 하객의 식사를 어떻게 처리할지도 계약 때 정한다. 작은 항목이지만 당일 접수대의 혼란을 줄인다.
같은 보증 인원과 식대 등급을 조건으로 여러 홀의 답을 나란히 받기에는 대치와 도곡, 강남 동남권의 홀이 모이는 세텍결혼박람회가 알맞다. 상담에서 예상 하객 수와 원하는 식사 방식을 말하고, 최소 보증 인원과 초과 처리, 포함 항목과 확정 기한을 같은 순서로 묻는다. 답을 표로 적어 두면 돌아가서 살피기 쉽다.
계약서에는 보증 인원과 식대 단가, 등급의 이름과 메뉴 구성, 초과 처리 방식, 확정 기한이 모두 적혀 있어야 한다. 상담에서 들은 말이 계약서에 없다면 특약으로 적어 달라고 요청한다. 적히지 않은 약속은 당일에 지켜지지 않을 수 있다.
보증 인원과 식대 등급은 예식의 겉모습보다 눈에 띄지 않지만 비용과 하객의 만족을 함께 정한다. 숫자를 현실에 맞게 잡고, 포함 범위를 분명히 하고, 시식으로 확인하면 계약 뒤에 후회할 일이 줄어든다..